Como organizar rotina administrativa na sua clínica?

Em uma clínica médica, a rotina administrativa está relacionada ao padrão das atividades que viabilizam o alcance dos objetivos desejados. Ela é necessária para padronizar todo o funcionamento da clínica, gerando informações essenciais como o total que será gasto ou recebido em um período. Quando há uma rotina, a gerência passa a ter o controle das ações que envolvem o negócio.

A vida de uma empresa, portanto, é projetada por meio da rotina administrativa. Se a sua clínica possui uma padronização deficiente, algumas tarefas serão mal realizadas e isso compromete a produtividade de todos os membros da sua equipe.

Por esse motivo, é importante criar uma boa estratégia para tornar os processos mais eficazes e enxergar os resultados positivos a curto, médio e longo prazo. Continue a leitura e aprenda a organizar a rotina administrativa da sua clínica.

Faça um rigoroso controle do fluxo de caixa

Faça, de forma sistemática, o registro de todas as movimentações financeiras da clínica. Inclua todas as despesas, inclusive as que possuam os valores mais baixos. Não deixe nada de fora do seu fluxo de caixa, pois ele permite que você tenha uma visão da saúde financeira da clínica médica. Trata-se de fator indispensável para que o negócio possa ser gerenciado.

A projeção do fluxo de caixa também permite uma visibilidade em relação ao futuro da clínica, porque estima quais são as receitas e despesas que aparecerão. Isso possibilita prever se o negócio está sendo rentável e encontrar o momento certo para a realização de novos investimentos. Diante da projeção de um cenário negativo, por exemplo, há tempo para as correções necessárias.  

Não concentre todas as tarefas em você

A clínica médica é composta por uma equipe, que foi contratada para assumir responsabilidades. Confie mais na capacidade profissional da sua equipe e evite concentrar todas as tarefas e decisões em você.

Quem não delega tarefas acaba enfrentando problemas relacionados à gestão do tempo. A desmotivação dos funcionários, por exemplo, pode vir exatamente pelo fato de você não dar autonomia a eles.

Divida responsabilidades para conseguir direcionar o seu foco para aspectos mais estratégicos da clínica. Use isso como recurso para motivar os colaboradores por meio do mérito, delegando mais responsabilidades.

Caso seja necessário, contrate outros profissionais. Uma boa secretária, por exemplo, torna a sua rotina mais fácil para que você realize os seus trabalho com agilidade.

Estabeleça metas e acompanhe os indicadores

A rotina administrativa precisa ser parametrizada para que você consiga enxergar o resultado do esforço da equipe. Estabeleça metas em todas as áreas da clínica, por exemplo, o número de pacientes que devem ser atendidos durante o dia ou o nível de qualidade durante o atendimento. Para acompanhar a evolução de cada meta, coloque parâmetros e analise os indicadores de desempenho.

A rotina administrativa só funcionará quando você obtiver, regularmente, todas as informações a respeito do trabalho na clínica. Entre os indicadores que podem ser estabelecidos, destacamos:

Utilize um software de gestão para organizar a rotina administrativa

Todos os processos que fazem parte da rotina administrativa podem ser organizados em um software de gestão. Você encontra diversas ferramentas que ajudam a potencializar as tarefas, poupando o tempo de todos — tanto da equipe quanto dos clientes. Alguns softwares oferecem tantos recursos que a consulta e o atendimento ficam mais completos e eficientes.

Além dos processos da rotina administrativa que listamos aqui, o software de gestão consegue enviar lembretes de consultas já marcadas, realizar cadastros, localizar os dados dos pacientes, identificar quem são os profissionais disponíveis no momento e efetuar um controle financeiro preciso.

Agora você já sabe como utilizar a tecnologia a seu favor e deixar a rotina administrativa da sua clínica mais produtiva. Aproveite para compartilhar este artigo nas redes sociais e marque os seus colegas que têm uma clínica médica.

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