No consultório, o trato com os pacientes e demais agentes que participam dessa rotina faz parte das responsabilidades das profissionais de atendimento. São elas que marcam consultas, recebem as pessoas e encaminham quem está na vez para a sua sala. Por isso é importante que você saiba como treinar recepcionistas para o seu consultório médico.
Além de uma questão de organização e funcionamento, o treinamento dessas colaboradoras é essencial para a sua imagem no mercado. Ninguém gosta de ser tratado com desrespeito ou desdém, portanto você precisa garantir que as recepcionistas contratadas mantenham sempre alto o nível de atendimento.
Confira as dicas e saiba como treinar as recepcionistas.
Estabeleça os processos com transparência
Para treinar as profissionais que serão as responsáveis pelo atendimento do seu consultório médico, é necessário, primeiro, estabelecer todos os processos que acontecem dentro dele. Entenda o funcionamento deles, para que isso sirva de base para o treinamento das recepcionistas.
Esse passo, que envolve a organização dos documentos e determinação dos processos, é fundamental para orientar quem vai trabalhar com você.
Elabore um manual de atendimento
Na sequência, elabore um manual de atendimento. Coloque nesse documento como funciona a rotina do consultório. Baseie-se nos processos que foram estabelecidos no tópico anterior para fazer um manual completo, que facilite o trabalho e as eventuais tomadas de decisão das recepcionistas.
Esse manual precisa ser disponibilizado para as profissionais em versão impressa ou on-line. Quando é virtual, fica mais fácil alterá-lo de acordo com as necessidades que surgem no dia a dia.
Contrate uma empresa especializada
Se você não tem tempo para liderar esse processo de treinamento, não se preocupe. Contrate uma empresa especializada para capacitar as pessoas que vão trabalhar no seu consultório médico. Esses treinamentos podem acontecer no próprio local de trabalho, por meio de um conteúdo personalizado que é baseado nas necessidades do consultório.
A vantagem dessas empresas é que elas atuam fortemente em questões como a excelência no atendimento, processos de gerenciamento e estratégias para atrair e fidelizar pacientes.
Trabalhe o lado comportamental do profissional
Determine a postura que as recepcionistas devem adotar. Apresente às funcionárias o perfil dos pacientes, para que elas saibam como lidar com eles. Fale também sobre fornecedores, médicos e outros profissionais que fazem parte do cotidiano de trabalho. Aponte como elas podem tratar essas pessoas.
Aproveite para conversar sobre controle emocional, pois elas devem ser capazes de tomar decisões simples e conscientes.
Promova a reciclagem periódica
O processo de treinamento dessas colaboradoras deve ser contínuo. Periodicamente, promova a reciclagem do conhecimento adquirido, com o objetivo de manter o nível de qualidade e atendimento que é prestado. Isso pode ser feito por meio da empresa terceirizada de treinamento.
Você também pode encontrar cursos específicos para recepcionistas e oferecer um incentivo, como o pagamento integral ou parcial dele. Essa é a forma de desenvolver a profissional e obter o máximo de resultado dela.
Agora que você sabe como treinar recepcionistas, prepare-se para alcançar um nível ainda maior de qualidade no atendimento aos pacientes e demais agentes envolvidos no dia a dia do seu local de trabalho.
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